E-Mail-Flut im Arbeitsalltag: Wie Sie erfolgreich damit klarkommen
Uns auf Google folgenStetig erscheinen neue E-Mails und unterbrechen die Arbeit. Es gibt Taktiken, die Ihnen helfen, effizienter damit umzugehen und die Produktivität zu verbessern.
Newsletter, große Verteiler oder Spam – viele Mails, die Arbeitnehmer im Alltag bekommen, erfordern erst einmal keine Reaktion, können aber doch die Produktivität bremsen. Rund 26 berufliche Mails erhalten Arbeitnehmer pro Tag durchschnittlich. Das hat Bitkom in einer Umfrage aus dem Jahr 2021 herausgefunden. Die Tendenz ist steigend. Grund genug, sich einen sinnvollen und cleanen Umgang mit Mails anzugewöhnen.
Strategien zur Bewältigung der E-Mail-Flut
Es gibt verschiedene Wege, wie Sie sich weniger von der E-Mail-Flut beeinflussen lassen und eine Struktur etablieren können. Im Team können Sie beispielsweise die Kommunikationswege klar ziehen und bei dringenden Anliegen zum Hörer greifen – das bewirkt, dass das Mailpostfach nicht immer geöffnet sein und beobachtet werden muss. Auch ein sauberer Umgang mit E-Mails – bei der Ablage und Verarbeitung – und das korrekte Nutzen der Adressaten AN, CC und BCC kann dies unterstützen. Eine Reaktion wird meist von Personen erwartet, die im AN genannt sind. Arbeitnehmer, die in CC gesetzt sind, sollen dagegen meist nur informiert werden.
- Antwort an alle: Überlegen Sie vorher, ob Ihre Antwort für alle relevant ist. Ist sie dies nicht, antworten Sie nur dem Absender.
- Verteiler: Ist der Unternehmensverteiler sinnvoll oder ist eigentlich ein kleineres Team gemeint? Wählen Sie gut aus, an wen die Mail gehen muss.
Schaffen Sie Struktur bei Ihrer Bearbeitung für die E-Mails
In Ihren Arbeitsalltag können Sie Strukturen einarbeiten, beispielsweise feste Zeitslots, in denen Sie Ihre Mails bearbeiten, empfiehlt das Portal Fuer-Gruender.de. Damit können Sie Ihren Arbeitstag starten und anhand der Mails Prioritäten setzen. Haben Sie morgens alle Mails gesichtet und verarbeitet, können Sie beispielsweise vor der Mittagspause und am Nachmittag noch einmal schauen, ob dringliche Mails vorhanden sind.
Damit Sie sich beim Arbeiten nicht aus dem Konzept bringen lassen, sollten Sie – vor allem für eine Fokuszeit – die Push-Nachrichten unterdrücken. Suchen Sie generell eine Methode für das Zeitmanagement bei der Arbeit, können Sie die Pomodoro-Technik ausprobieren. Dabei erledigen Sie in einem bestimmten Zeitraum eine Aufgabe, haben dann kurz Pause und widmen sich der nächsten Aufgabe. Wenn Sie sich immer einer Aufgabe widmen und diese abschließen, sogenanntes Monotasking, kann dies dabei helfen, produktiver zu werden.
Abwesenheitsnotiz
Sind Sie im Urlaub, länger erkrankt oder auf Dienstreise und können daher Ihre Mails nicht normal abarbeiten, bietet sich eine entsprechende Abwesenheitsnotiz an, informiert das Portal T3n.de. Das schafft Klarheit für die Menschen, die Sie erreichen wollen und bewahrt Sie vor Nachfragen. Sollte Ihr Arbeitsbereich in der Zwischenzeit von einer anderen Person übernommen werden, können Sie diese Kontaktperson in der Abwesenheitsnotiz nennen.